Konzernzentrale eines der größten Chemie/Pharmaunternehmen der Welt.

Im Bereich Corporate Finance werden monatliche Besprechungen zum Thema Risk-Management durchgeführt.
Zur Vorbereitung zu diesen Besprechungen müssen Mitarbeiter des Finance Bereichs umfangreiche Berichte und Auswertungen erstellen, die über den Leiter Corporate Finance geprüft und für die Besprechung aufbereitet werden. Die Dateien basieren auf Microsoft Office 2003.
Die monatlichen Meetings bauen aufeinander auf.
Im bestehenden Prozess lag der Schwachpunkt in der vielfältigen Redundanz der Dateien und der manuellen Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe.
Es wurde seitens der AG eine Optimierung des Prozessablaufs und eine Reduzierung der Anzahl der Dateien angestrebt. Gleichzeitig soll eine automatische Dateiablage erfolgen.

Um das Dateihandling der Berichte zu vereinfachen, wurde die Plattform WindowsSharepointServices 3.0 ausgewählt. Die bereits im Standard integrierte Dokumentenverwaltung mit Versionskontrolle ermöglicht eine optimale Bearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten in einer Teamumgebung.

Innerhalb der Applikation wurden Workflow-Funktionalitäten integriert, die die Prüfung und Freigabe der Berichte unterstützt.
Die Benachrichtigungsfunktionalität wurde abweichend vom Standard ohne Aufgabendokumentation als Linkverknüpfung nach Lotus Notes entwickelt. Die in WSS standardisierte Aufgabenfunktionalität ist zu umfangreich und im Handling für den Kundenzweck zu aufwendig.

Zur Dokumentation des Besprechungsprotokolls und der daraus resultierenden Entscheidungen wurden InfoPath Formulare eingesetzt.

Nach Verabschiedung der Entscheidungen werden diese per Mail an einen entsprechenden Verteiler versendet.

Die Unternehmenslösung vereinfacht den Informationsfluss im Erstellungs- und Genehmigungsprozess, wodurch weniger redundante Daten entstehen und eine strukturiertere Bearbeitung ermöglicht wird.